نحوه محافظت از پوشه با رمز عبور

استفاده از رمز عبور برای محافظت از یک پوشه به این معنی است که برای مشاهده لیست اسناد موجود در پوشه، باید دوباره نام کاربری و رمز عبور را وارد کنید.

1. ویندوز اکسپلورر را باز کنید و به پوشه‌ای که می‌خواهید با رمز عبور محافظت شود بروید. روی پوشه کلیک راست کنید.
2. از منو، Properties را انتخاب کنید . در پنجره‌ای که ظاهر می‌شود، روی تب General کلیک کنید .
3. روی دکمه پیشرفته کلیک کنید .

۳.  رمزگذاری محتوا برای ایمن‌سازی داده‌ها را انتخاب کنید. روی تأیید کلیک کنید  . نام کاربری و رمز عبور ویندوز شما استفاده خواهد شد.

۴.  رمزگذاری محتوا برای ایمن‌سازی داده‌ها را انتخاب کنید. روی تأیید (OK) و سپس اعمال (Apply) کلیک کنید  .

۵. در کادر محاوره‌ای، اگر می‌خواهید تمام محتویات درون پوشه رمزگذاری شوند، « رمزگذاری فایل و پوشه والد آن » را انتخاب کنید. روی تأیید کلیک کنید. 

پس از رمزگذاری یک پوشه با استفاده از سیستم رمزگذاری فایل ویندوز (EFS)، اگر با حسابی که رمزگذاری را انجام داده وارد سیستم شوید، دسترسی به پوشه ساده خواهد بود. می‌توانید طبق معمول محتویات پوشه را باز، مشاهده و تغییر دهید. با این حال، رمزگذاری تضمین می‌کند که فقط حساب کاربری خاصی که پوشه را رمزگذاری کرده است، به آن دسترسی دارد. اگر سعی کنید از یک حساب کاربری یا رایانه دیگر به پوشه دسترسی پیدا کنید، دسترسی شما مسدود خواهد شد که این امر اثربخشی EFS در محافظت از داده‌های شما را برجسته می‌کند.

وقتی روی پوشه رمزگذاری شده کلیک می‌کنید، معمولاً تغییر آیکون پوشه را مشاهده خواهید کرد که نشان می‌دهد رمزگذاری شده است. تا زمانی که با حساب کاربری صحیح وارد سیستم شده باشید، از شما رمز عبور یا اطلاعات کاربری اضافی فراتر از ورود عادی‌تان درخواست نخواهد شد. رمزگذاری به طور خودکار تا زمانی که فایل‌ها در پوشه رمزگذاری شده باقی بمانند، حفظ می‌شود.

تهیه نسخه پشتیبان از گواهی‌ها و کلیدهای رمزگذاری بسیار مهم است، زیرا از دست دادن دسترسی به آنها می‌تواند منجر به از دست دادن دائمی دسترسی به داده‌های رمزگذاری شده شما شود. توجه داشته باشید که رمزگذاری EFS فقط با سیستم فایل NTFS کار می‌کند، بنابراین اگر پوشه روی درایو FAT32 یا exFAT باشد، مؤثر نخواهد بود.

رمزگذاری یک فایل زیپ شده اگر نسخه ویندوز شما از محافظت با رمز عبور پشتیبانی نمی‌کند، راه حل خوبی است. اگر فایل‌هایی را که می‌خواهید محافظت کنید در یک فایل زیپ قرار دهید، می‌توانید روی آنها رمز عبور اعمال کنید.

1. در ویندوز اکسپلورر، فایل‌هایی را که می‌خواهید در یک فایل زیپ قرار دهید، هایلایت کرده و روی آنها کلیک راست کنید.
2. گزینه «ارسال به » و سپس «پوشه فشرده (زیپ‌شده)» را انتخاب کنید  . برای نامگذاری و ذخیره پوشه، دستورالعمل‌ها را دنبال کنید.

۳. سپس همان مراحلی را که برای یک پوشه معمولی انجام می‌دهید، دنبال کنید.

وقتی یک پوشه یا فایل را در ویندوز پنهان می‌کنید، پوشه یا فایل در لیست دایرکتوری‌ها ظاهر نمی‌شود، مگر اینکه گزینه‌ی «فایل‌ها، پوشه‌ها یا درایوهای مخفی را نشان نده» تیک نخورده باشد.

۱. روی فایل یا پوشه‌ای که می‌خواهید مخفی کنید، کلیک راست کنید.  گزینه Properties را انتخاب کنید.

۲. روی برگه عمومی (General) کلیک کنید ، در بخش ویژگی‌ها (Attributes) ، گزینه پنهان (Hidden) را علامت بزنید .

۳.  روی اعمال کلیک کنید.

اگر فایل یا پوشه همچنان در دایرکتوری قابل مشاهده باشد، باید تنظیم دیگری را فعال کنید.

1. ویندوز اکسپلورر را باز کنید و روی  تب فایل کلیک کنید  .
2. گزینه‌ها را انتخاب کنید  ، سپس  برگه مشاهده را انتخاب کنید  .
3.  در  قسمت «فایل‌ها و پوشه‌های مخفی»، گزینه «فایل‌ها، پوشه‌ها یا  درایوهای مخفی نمایش داده نشوند» را انتخاب کنید  .

برای مشاهده فایل‌ها یا پوشه‌های مخفی خود، دستورالعمل‌های بالا را تکرار کنید، اما  روی نمایش فایل‌ها، پوشه‌ها و درایوهای مخفی کلیک کنید.

نامرئی کردن یک پوشه به این معنی است که شما نمی‌توانید نام یا آیکون پوشه را ببینید. با این حال، اگر ماوس خود را روی قسمت عمومی نگه دارید، همچنان می‌توانید روی پوشه کلیک کرده و آن را باز کنید. این روش باعث می‌شود پوشه کمتر دیده شود، اما یک اقدام امنیتی نیست. هر کسی که این ترفند را بداند می‌تواند پوشه را پیدا کند. برای امنیت بهتر، استفاده از رمزگذاری یا نرم‌افزار شخص ثالث را در نظر بگیرید.

۱. روی پوشه‌ای که می‌خواهید نامرئی کنید، کلیک راست کرده و گزینه‌ی Rename را انتخاب کنید.

۲. کلید Alt را فشار داده و نگه دارید ، سپس عدد `۰۱۶۰` را روی صفحه کلید عددی تایپ کنید. (این یک کاراکتر فاصله نامرئی ایجاد می‌کند.)

– توجه: اگر صفحه کلید عددی ندارید، می‌توانید NumLock را روی یک صفحه کلید استاندارد فعال کنید و از کلیدهای عددی سمت راست صفحه کلید استفاده کنید.

۳. کلید Alt را رها کنید. اکنون نام پوشه باید خالی باشد.

۴. برای ذخیره نام جدید، Enter را فشار دهید.

۱. دوباره روی پوشه کلیک راست کرده و Properties را انتخاب کنید.

۲. به تب Customize بروید و روی دکمه Change Icon کلیک کنید.

۳. در پنجره‌ی تغییر آیکون ، به سمت راست اسکرول کنید تا چند فضای خالی بین آیکون‌ها پیدا کنید.

۴. یکی از این آیکون‌های خالی را انتخاب کنید و  روی تأیید کلیک کنید.

۵.   برای ذخیره تغییرات، روی Apply  و سپس  OK کلیک کنید.

• اکنون پوشه باید روی دسکتاپ یا فایل اکسپلورر شما نامرئی به نظر برسد. برای دسترسی به آن باید مکان آن را به خاطر بسپارید.
• برای دسترسی به پوشه نامرئی، در قسمت عمومی که پوشه در آن قرار دارد (اگر روی دسکتاپ است) کلیک کنید، یا از File Explorer برای رفتن به محل آن استفاده کنید.

گاهی اوقات ممکن است فقط بخواهید از یک فایل محافظت کنید. این می‌تواند به این دلیل باشد که تنها فایلی است که می‌خواهید به آن رمز عبور اضافه کنید. یا ممکن است یک سند حساس را از طریق ایمیل یا ابزار پیام‌رسان دیگری به اشتراک بگذارید و می‌خواهید محتویات آن را ایمن نگه دارید. می‌توانید از روشی که در بالا توضیح داده شد برای اضافه کردن یک سند به یک فایل زیپ با رمز عبور استفاده کنید، اما مایکروسافت ابزارهای محافظت از رمز عبور را در Word و Excel تعبیه کرده است.

اضافه کردن رمز عبور برای محافظت از سند Word شما آسان است و شما این کار را هنگام ذخیره فایل خود انجام می‌دهید.

۱.) در نرم‌افزار ورد، روی منوی File کلیک کنید ، سپس روی Save As کلیک کنید .

۲.) نام فایل خود را وارد کنید، سپس روی گزینه‌های بیشتر کلیک کنید . این یک پوشه جدید Windows Save As باز می‌کند.

۳.) منوی ابزارها را که در کنار دکمه ذخیره در پایین سمت راست این پنجره قرار دارد، انتخاب کنید. از اینجا گزینه عمومی (General Options) را انتخاب کنید .

۴.) از اینجا می‌توانید رمزهای عبور خود را اضافه کنید. می‌توانید دو رمز عبور تنظیم کنید؛ یکی برای باز کردن سند و دیگری برای ویرایش آن. این می‌تواند مفید باشد اگر فقط به برخی از اعضای گروه اجازه ایجاد تغییرات داده شود، اما همه آنها باید بتوانند آن را بخوانند. پس از اتمام، روی تأیید کلیک کنید . از شما خواسته می‌شود رمز عبوری را که تنظیم کرده‌اید دوباره وارد کنید.

۵.) برای ذخیره سند خود، روی ذخیره کلیک کنید . دفعه بعد که این فایل باز شود، از کاربر خواسته می‌شود یک یا دو رمز عبور را وارد کند، بسته به اینکه کدام یک را در مرحله ۴ انتخاب کرده‌اید.

۶.) اگر نیاز به حذف رمز عبور دارید، سند را باز کنید و مراحل بالا را دنبال کنید، اما این بار در مرحله ۵، رمزهای عبور را در گزینه‌های عمومی حذف کنید، سپس دوباره سند را ذخیره کنید.

دو روش برای محافظت از یک سند اکسل وجود دارد. می‌توانید با دنبال کردن مراحل مشابه، برای فایل اکسل خود رمز عبور اضافه کنید.

۱.) در اکسل، روی منوی File کلیک کنید ، سپس روی Save As کلیک کنید.

۲.) نام فایل خود را وارد کنید، سپس روی گزینه‌های بیشتر کلیک کنید. این یک پوشه جدید Windows Save As باز می‌کند .

۳.) منوی ابزارها را که در کنار دکمه ذخیره در پایین سمت راست این پنجره قرار دارد، انتخاب کنید. از اینجا گزینه عمومی (General Options) را انتخاب کنید .

۴.) از اینجا می‌توانید رمزهای عبور خود را اضافه کنید. می‌توانید دو رمز عبور تنظیم کنید؛ یکی برای باز کردن سند و دیگری برای ویرایش آن. این می‌تواند مفید باشد اگر فقط به برخی از اعضای گروه اجازه ایجاد تغییرات داده شود، اما همه آنها باید بتوانند آن را بخوانند. پس از اتمام، روی تأیید کلیک کنید . از شما خواسته می‌شود رمز عبوری را که تنظیم کرده‌اید دوباره وارد کنید.

۵.) برای ذخیره سند خود، روی ذخیره کلیک کنید . دفعه بعد که این فایل باز شود، از کاربر خواسته می‌شود یک یا دو رمز عبور را وارد کند، بسته به اینکه کدام یک را در مرحله ۵ انتخاب کرده‌اید.

۶.) اگر نیاز به حذف رمز عبور دارید، سند را باز کنید و مراحل بالا را دنبال کنید، اما این بار در مرحله ۵، رمزهای عبور را در گزینه‌های عمومی حذف کنید ، سپس دوباره سند را ذخیره کنید.

اگر به یک کاربر اجازه دهید فایل اکسل شما را به این روش تغییر دهد، به او اجازه کامل ویرایش محتوای صفحه گسترده خود را می‌دهید. اگر می‌خواهید کاری را که یک کاربر می‌تواند هنگام باز کردن صفحه گسترده شما انجام دهد محدود کنید، ممکن است بخواهید عناصری از کتاب کار اکسل را قفل کنید یا از صفحات اکسل جداگانه محافظت کنید.

منظور از «کتابچه اکسل» کل فایل اکسل است که شامل تمام برگه‌های کاری (Worksheets) موجود در آن می‌شود. می‌توانید با تنظیم رمز عبور در اینجا، از ساختار کتاب کار خود محافظت کنید. این کار مانع از اضافه کردن، جابجایی، پنهان کردن یا حذف برگه‌های کاری توسط کاربر می‌شود.

می‌توانید این گزینه را در زیر تب Protect از منوی Review در اکسل پیدا کنید.

محافظت از یک برگه کاری (Worksheet) در اکسل، کنترل بسیار بیشتری بر روی کارهایی که یک کاربر مجاز به انجام آنهاست، به شما می‌دهد. برای مثال، می‌توانید توانایی یک کاربر را برای حذف ردیف‌ها یا ستون‌ها یا مرتب‌سازی طیف وسیعی از داده‌ها محدود کنید.

می‌توانید این گزینه را در زیر تب Protect از منوی Review در اکسل پیدا کنید.

با وجود این همه گزینه‌های مختلف موجود برای محافظت از داده‌های اکسل شما، اگر مطمئن نیستید کدام یک برای شما مناسب است، قابل درک است. برای مطالعه بیشتر، به صفحه پشتیبانی مایکروسافت در … مراجعه کنید.حفاظت و امنیت در اکسل.

اگر به دنبال محافظت از یک پوشه یا فایل زیپ شده با رمز عبور با پین یا رمز عبور هستید، چندین ابزار شخص ثالث وجود دارد که می‌توانند به شما کمک کنند. یکی از محبوب‌ترین ابزارها، وین‌رارکه به شما امکان می‌دهد فایل‌های فشرده (با فرمت‌هایی مانند .zip یا .rar) ایجاد کنید و برای آنها رمز عبور تعیین کنید. هنگام ایجاد آرشیو، می‌توانید با کلیک روی «تنظیم رمز عبور»، در زیر تب «پیشرفته» رمز عبور تنظیم کنید. WinRAR از رمزگذاری AES-256 استفاده می‌کند که یک اقدام امنیتی قوی برای اطمینان از ایمن بودن فایل‌های شما است.

یکی دیگر از ابزارهای قابل اعتماد، 7-زیپ، یک نرم‌افزار متن‌باز است که به شما امکان می‌دهد فایل‌های فشرده ایجاد کرده و آنها را با رمز عبور رمزگذاری کنید. هنگام اضافه کردن فایل‌ها به یک آرشیو، می‌توانید در بخش «رمزگذاری» برای فایل رمز عبور تعیین کنید. مانند WinRAR، 7-Zip نیز از رمزگذاری AES-256 پشتیبانی می‌کند و آن را به انتخابی امن برای محافظت از فایل‌های شما تبدیل می‌کند.

برای یک گزینه پیشرفته‌تر، وراکریپتابزاری است که به شما امکان می‌دهد محفظه‌های رمزگذاری‌شده‌ای ایجاد کنید که مانند درایوهای مجازی عمل می‌کنند. می‌توانید پوشه‌های خود را درون این مجلد رمزگذاری‌شده قرار دهید و برای دسترسی به آن یک رمز عبور یا پین منحصر به فرد تنظیم کنید. VeraCrypt روش‌های رمزگذاری قوی ارائه می‌دهد و اگر به دنبال محافظت از داده‌های حساس فراتر از یک فایل زیپ ساده هستید، مناسب است.

هر یک از این ابزارها سطوح امنیتی و ویژگی‌های متفاوتی را ارائه می‌دهند، بنابراین انتخاب شما ممکن است به نیازهای خاص شما بستگی داشته باشد. برای محافظت اولیه با رمز عبور، WinRAR و 7-Zip کاربرپسند و مؤثر هستند، در حالی که VeraCrypt رمزگذاری پیشرفته‌تری را برای کاربرانی که به امنیت قوی‌تری نیاز دارند ارائه می‌دهد. توصیه می‌کنیم که از این ابزارها با مسئولیت خودتان استفاده کنید و قبل از دانلود این نرم‌افزارها روی رایانه خود، تحقیقات خود را انجام دهید.